用人单位应依法建立和完善劳动规章制度，在规范管理的同时也应保障劳动者权利，规章制度适用的前提条件是其内容合法，同时要合理并经过民主和公示程序。规章制度内容或程序不合法的后果是什么？本文从行政处罚角度进行讨论，并对用人单位规章制度制定提出合规建议。
一、从某公司因规章制度违反法律法规被处罚说起
案号 | 被罚主体 | 处罚类型 | 违法事实 | 违反的法律规定 |
北京市西城区人力资源和社会保障局（京西人社劳监罚字〔2022〕002号） | 某智慧城市规划设计研究院(北京)有限公司 | 警告 | 程序方面 | 制度存在未经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定,且未进行公示或告知全体职工的行为 | 《劳动合同法》第四条 |
内容方面 | “如员工不同意政审家访,原则上不能办理转正手续。” | 《中华人民共和国劳动合同法》第十九条第二款 |
“员工提出正式辞职后一个月内仍算在职员工,需照常上班,否则需向单位支付一个月工资总额作为补偿金。” | 《中华人民共和国劳动法》第五十条和《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第二十六条 |
“不能完成岗位工作任务与目标,经和领导交流,沟通并培训或调岗后,依旧不能胜任工作岗位的情形,单位有权给予辞退,解除劳动合同,用人单位无需给付补偿金,研究院有权不予员工补偿金。” | 《中华人民共和国劳动合同法》第四十六条第(三)项 |
“因工作需要经过领导审批或领导安排工作,加班到20:00以后,员工在次日上午顺延半天(顺延调休无需审批),考勤打卡可调整至下午14:00前,若次日已有工作安排,可延期调休。加班到晚上10点以后,按照50元/次的标准发放加班补贴。” | 《中华人民共和国劳动法》第四十一条和第四十四条第(一)项 |
“各类假期超过7天(含)的,请假天数一律包括法定节假日。” | 《职工带薪年休假条例》第三条第二款 |
“需在周末或国家法定节假日继续工作的,尽量安排本月调休,调休尽量在两个月内使用完毕,不累计到第三个月。” | 《中华人民共和国劳动法》第四十四条第(二)、(三)项 |
“员工正常产假为90天,其中产前假15天,难产增加15天,多胞胎每多育一胎增加15天;员工怀孕3个月以内自然流产的产假为7天,3个月以上7个月以内的自然流产的产假15天;” | 《女职工劳动保护特别规定》第七条 |
“男员工妻子生育的,可享受陪产假5天,须提供医院证明” | 《北京市人口与计划生育条例》第十九条第一款 |
上述案例中，用人单位规章制度因内容和程序不合法而受到了行政处罚。
二、用工规章制度合法有效应当遵循的规范
1.确保规章制度的内容不得违反法律法规的规定，尤其是要重视劳动基准法对劳动者保护的强制性规定。
用人单位应参考相关的国家法律、法规和规章的内容，保证规章制度内容不得违反相关法律、法规的规定。《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，明确规定了劳动合同的签订、试用期、工资、休息休假、加班费、解除劳动合同情形、经济补偿、违约金等等劳动基准，如：
（1）用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物；
（2）劳动者在试用期的工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准；
（3）除劳动者存在违反服务期、竞业限制的情形外，用人单位不得与劳动者约定由劳动者承担违约金；
（4）用人单位非因劳动者过错解除劳动合同，协商不一致情况下应当依法支付经济补偿；
（5）用人单位的休息休假制度不得违反《职工带薪年休假条例》《女职工劳动保护特别规定》及各省市特别规定；
（6）用人单位无罚款权等。
2.规章制度的制定与修改应当经过民主和公示程序
民主程序是指用人单位在制定或者修改直接涉及劳动者切身利益的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等规章制度或重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论。对此，应当留存相应的证据，如职工大会或全体员工大会的会议通知、会议签到表、会议纪要等。
公示程序即用人单位规章制度制定出台后，必须为员工所知悉，可以采取以下几种常见的公示方法，并留存相应的证据：
（1）将规章制度放置公司网站或内部系统，通过计算机技术记录员工的浏览记录；
（2）在企业公共区域将规章制度内容全文公告，并且将规章制度的公示现场以拍照、录像的形式记录备案；
（3）将规章制度发送到员工的电子邮箱，保存发信记录；
（4）将规章制度以会议形式进行宣贯，并且在阅读后签字确认。
三、用工规章制度违反法律法规不仅对劳动者无约束力，还将面临行政处罚
《劳动保障监察条例》第九条第二款规定：“劳动者认为用人单位侵犯其劳动保障合法权益的，有权向劳动保障行政部门投诉。”。第十一条规定：“劳动保障行政部门对下列事项实施劳动保障监察：（一）用人单位制定内部劳动保障规章制度的情况…”。因此，若劳动者认为用人单位的规章制度违反法律法规规定的，有权向劳动行政部门（劳动监察大队）投诉。一旦劳动行政部门认定用人单位制定的规章制度违反法律、法规规定的，根据《中华人民共和国劳动合同法》第八十条规定：“用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。”
用工合规管理不是一句口号，规章制度违法后可能的民事上的责任是企业比较清楚的，如补发工资差额，以违反规章制度为由解除劳动合同属于违法解除等，但一定不能忽略可能会受到的行政处罚。